¿Sabías que Excel tiene más de 400 funciones? Estas 10 cambiarán tu forma de trabajar
Microsoft Excel es una de las herramientas más poderosas en el mundo empresarial y de análisis de datos. Con más de 400 funciones integradas, es capaz de automatizar tareas, simplificar cálculos y mejorar la eficiencia en el trabajo. Sin embargo, muchas de estas funciones pasan desapercibidas para la mayoría de los usuarios. Hoy te mostraremos 10 funciones que transformarán la manera en que trabajas con Excel.
1. BUSCARX – La evolución de BUSCARV
La función BUSCARX reemplaza y mejora a la clásica BUSCARV al permitir buscar valores en cualquier dirección (vertical u horizontal) y ofrecer mayor flexibilidad.
Ejemplo: Supongamos que tenemos una tabla con nombres de productos en la columna A y precios en la columna B. Queremos encontrar el precio de un producto específico.
=BUSCARX(E2, A2:A6, B2:B6, “No encontrado”)
Esta función busca el valor “ProductoX” en la columna A y devuelve el precio correspondiente de la columna B. Si no lo encuentra, muestra “No encontrado”.
De igual manera puedes buscar en sentido horizontal como se muestra en la imagen con
=BUSCARX(E11, B8:F8, B9:F9, “No encontrado”)
2. FILTRAR – Extrae datos específicos de una tabla
La función FILTRAR te permite extraer información basada en condiciones sin usar filtros manuales.
Ejemplo: Si tienes una tabla con ventas de diferentes regiones y solo quieres ver los datos de la región “Norte”:
=FILTRAR(A2:C20, B2:B20=”Norte”)
Esta fórmula devuelve todas las filas donde la columna B tenga el valor “Norte”.
3. UNICOS – Extrae valores sin duplicados
Si necesitas una lista sin valores repetidos, UNICOS te ahorra tiempo eliminando duplicados de forma automática.
Ejemplo: Si tienes una lista de clientes en la columna A y quieres obtener solo los nombres únicos:
=UNICOS(A2:A100)
Esta función extrae todos los valores únicos de la columna A.
4. SECUENCIA – Genera listas de números automáticamente
Ya no necesitas arrastrar manualmente las celdas para generar secuencias de números. Con SECUENCIA, puedes crearlas rápidamente.
Ejemplo: Imagina que gestionas el control de turnos en una empresa y necesitas generar automáticamente una lista de números de ticket para los clientes que llegan a tu negocio cada día.
En lugar de escribir los números manualmente o arrastrar celdas, puedes usar la función SECUENCIA para crear una lista de 50 números de ticket de manera automática:
=SECUENCIA(50,1,1,1)
Esto generará una lista del 1 al 50 en una columna. Si los tickets comienzan en 1001 en lugar de 1, puedes modificar la fórmula así:
=SECUENCIA(50,1,1001,1)
Esta fórmula creará la secuencia de 1001 a 1050 sin esfuerzo.
5. ORDENAR – Clasifica datos sin necesidad de filtros
La función ORDENAR organiza una lista sin modificar los datos originales.
Ejemplo: Si tienes una lista de ventas en la columna A y quieres ordenarla de menor a mayor de acuerdo al precio:
- Matriz: A2:B5 → Es el rango de datos que queremos ordenar.
- Índice_orden: 2 → Indica que vamos a ordenar según la columna 2 (Precio).
- Orden: -1 → Significa orden descendente (mayor a menor).
- Por_col (opcional): No se usa aquí porque estamos ordenando filas, no columnas.
Si quieres ordenar los datos primero por Categoría y luego por Precio de mayor a menor, la fórmula sería:
- Matriz: A2:C6 → Es el rango de datos que queremos ordenar.
- Índice_orden: {3,2} → Ordenamos primero por la tercera columna (Categoría) y luego por la segunda (Precio).
- Orden: {1,-1} → Categorías en orden ascendente y -1 de mayor a menor.
6. ORDENARPOR – Ordena según otra columna
A diferencia de ORDENAR, ORDENARPOR permite organizar los datos basándose en una columna diferente.
Ejemplo: En ORDENARPOR, puedes ordenar una lista de productos basándote en otra columna que contiene las ventas, aunque esta columna de ventas no se incluya en la tabla final.
Aquí, ORDENARPOR está ordenando los productos según los valores de la columna “Ventas”, pero sin incluir la columna de Ventas en el resultado.
Si usaras ORDENAR, tendrías que incluir la columna usada para ordenar dentro del mismo rango.
- matriz (Obligatorio): Es el conjunto de datos que quieres ordenar.
- matriz_orden (Obligatorio): La columna o fila externa por la que se ordenará.
- orden (Obligatorio): Define el tipo de orden:
- 1 → Ascendente-
- → Descendente
- matriz_orden2, orden2, Se pueden añadir más criterios de ordenación.
7. UNIRCADENAS – Une texto de varias celdas
Si necesitas combinar valores de varias celdas en una sola, UNIRCADENAS facilita la tarea.
Ejemplo: Imagina que tienes la lista de empleados separados nombres y apellidos pero necesitas una lista donde aparezaca el nombre completo, puedes aplicar UNIRCADENAS
Donde:
" " → Agrega un espacio entre el nombre y los apellidos.
VERDADERO → omitir celdas vacías.
A2, B2, C2 → Une el nombre de la columna A con los apellidos de las columnas B y C.
8. REDONDEAR.MENOS y REDONDEAR.MAS – Controla la precisión de tus números
Si necesitas redondear valores específicos hacia arriba o abajo, estas funciones te serán útiles.
Ejemplo: Imagina que una empresa necesita ajustar los precios de sus productos al número entero más cercano para facilitar el etiquetado y la estrategia de precios.
REDONDEAR.MENOS (Redondeo hacia abajo):
Si queremos que un precio siempre se ajuste hacia abajo más cercano, podemos usar =REDONDEAR.MENOS(A2,-2)
REDONDEAR.MAS (Redondeo hacia arriba):
Si necesitamos ajustar el precio siempre hacia arriba al número entero más cercano, usamos: =REDONDEAR.MAS(A2,-2)
9. LET – Almacena valores intermedios para fórmulas más eficientes
Esta función te permite definir variables dentro de una fórmula para evitar repetir cálculos.
Ejemplo: En una Empresa los vendedores reciben una ayuda de viáticos de $300+ su comisión, que se calcula como el 5% de sus ventas totales, podemos usar: =LET(x, B2 * 0.05,x + 300)
Definimos
xcomoB2 * 0.05, que representa la base para la comisión (5% de las ventas).Sumamos $300 como ayuda de viáticos.
El resultado final es la comisión total con bonificación.
10. SI.CONJUNTO – Múltiples condiciones en una sola fórmula
La función SI.CONJUNTO permite asignar diferentes resultados en función de múltiples criterios sin necesidad de anidar varias funciones SI, lo que la hace más limpia y fácil de leer.
Supongamos que tienes una lista de empleados con sus puntuaciones de desempeño y deseas categorizarlos en niveles con diferentes bonificaciones.
Usemos: =SI.CONJUNTO(B2>=90, “Excelente – Bono del 20%”,B2>=80, “Muy Bueno – Bono del 15%”,B2>=70, “Bueno – Bono del 10%”,B2>=60, “Regular – Bono del 5%”,B2<60, “Necesita mejorar – Sin bono”)
Donde tenemos:
prueba_lógica1: Es la primera condición que se evalúa, si la puntuación es 90 o más.
valor_si_verdadero1: Es el resultado que devuelve la fórmula si la primera condición es verdadera en este caso el empleado recibe “Excelente – Bono del 20%”
De la misma manera se cumplirán el resto de pruebas para los valores
- Si la puntuación está entre 80 y 89, recibe “Muy Bueno – Bono del 15%”
- Si la puntuación está entre 70 y 79, recibe “Bueno – Bono del 10%”
- Si la puntuación está entre 60 y 69, recibe “Regular – Bono del 5%”
- Si la puntuación es menor a 60, se clasifica como “Necesita mejorar – Sin bono”
En Conclusión
EXCEL es mucho más que SUMA y PROMEDIO. Con estas 10 funciones, puedes ahorrar tiempo, mejorar la precisión de tus análisis y automatizar tareas repetitivas.
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