Descubre cómo aprovechar al máximo Microsoft Teams
En el mundo actual, donde la colaboración remota se ha vuelto esencial, contar con herramientas efectivas para reuniones virtuales es clave para el éxito de cualquier equipo. Microsoft Teams ha surgido como una solución integral para la comunicación y colaboración en línea, su funcionalidad para reuniones lo convierte en una herramienta imprescindible para equipos distribuidos.
En esta entrada, descubre cómo aprovechar al máximo Microsoft Teams en reuniones virtuales para maximizar la productividad. Exploraremos cómo programar una reunión y utilizar las herramientas básicas dentro de la reunión para sacar el máximo provecho de tu reunión.
En Teams existen varios tipos de reuniones con caracteristicas específicas para organizar y llevar a cabo una reunión.
Programar una reunión: Para planificar y organizar una reunión en una fecha y hora específicas, con la capacidad de enviar invitaciones y configurar detalles como audio y vídeo.
Reunirse ahora: Iniciar una reunión instantánea con los miembros del equipo para discusiones rápidas o informales.
Seminario web: Organizar eventos en vivo para audiencias más grandes con herramientas de presentación y participación interactiva.
Asamblea: Las asambleas son reuiniones para un gran publico con una experiencia uno a varios. El foco permanece principalmente en los moderadores y el contenido compartido mientras los asistentes miran.
También encontraras las opciones de Cita virtual y reunión de contenido controlado que cuentan con plantillas pre-programadas.
Programa una Reunión
- Inicia sesión en Microsoft Teams: Abre la aplicación de Microsoft Teams en tu dispositivo o accede a través de tu navegador web.
- Selecciona el icono de calendario: En la barra lateral izquierda de la pantalla, encontrarás un icono de calendario. Haz clic en él para acceder al calendario de Teams.
- Programa una nueva reunión: Una vez en el calendario, busca y selecciona el botón “Programar reunión” o “Nueva reunión”, generalmente ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla.
- Completa los detalles de la reunión: Se abrirá una nueva ventana donde podrás ingresar los detalles de la reunión, como el título, la fecha, la hora de inicio y fin, la ubicación (opcional) y una descripción si es necesario. Además, puedes agregar participantes escribiendo sus nombres o direcciones de correo electrónico en el campo correspondiente.
- Configuración de la reunión: En esta ventana, también podrás configurar varios aspectos de la reunión como: si deseas activar el vídeo para todos los participantes, si quieres habilitar la opción de silenciar a los asistentes al unirse, si permites que los participantes puedan unirse antes que tú (si eres el organizador) y si quieres habilitar la opción de grabar la reunión.
- Envía la invitación: Una vez completados todos los detalles y configuraciones de la reunión, haz clic en el botón “Enviar” para enviar las invitaciones a los participantes. Si estás integrando Teams con Outlook u otro calendario, también puedes enviar la invitación desde allí.
- Verifica la confirmación de la reunión: Después de enviar la invitación, verifica que los participantes reciban la notificación y confirmen su asistencia según sea necesario. En el calendario de Teams, podrás ver el estado de la asistencia de los participantes.
Durante la Reunión
Al entrar a tu sesión ya sea con un link o por medio de tu calendario aparecerá la pantalla de inicio de sesión donde podrás configurar si te presentarás con tu camara, el fondo virtual, avatar, la configuración de sonido (por default será la de tu equipo), puedes apagar tu microfono y camara y encenderlos cuando consideres prudente.
Gente: Proporciona acceso a la lista de contactos y equipos de trabajo en Microsoft Teams. Desde aquí, puedes ver y buscar personas y equipos, así como iniciar nuevas conversaciones o reuniones con ellos.
Una vez iniciada la sesión aparecerá en tu maquina una barra superior con el menu para acceder a las herramientas de la reunion
Reaccionar: Permite expresar emociones y reacciones a mensajes en conversaciones individuales o en grupos mediante emojis y emoticones. También proporciona acceso a las reacciones recientes utilizadas en conversaciones anteriores.
Vista: Permite cambiar entre las vistas de Microsoft Teams, como la vista predeterminada (Inicio), la vista de calendario, la vista de archivos, la vista de actividades y la vista de aplicaciones.
Salas: Proporciona acceso a las salas de reuniones físicas y virtuales configuradas en Microsoft Teams. Desde aquí, puedes ver la disponibilidad de las salas, reservar una sala para una reunión y acceder a la configuración de las salas.
Aplicaciones: Permite acceder y administrar las aplicaciones integradas en Microsoft Teams, como Microsoft Office, SharePoint, OneNote y muchas otras aplicaciones de terceros. También proporciona acceso a la Tienda de aplicaciones de Teams para buscar e instalar nuevas aplicaciones según las necesidades del equipo.
En Conclusión:
Microsoft Teams no solo es una herramienta de comunicación, sino también una plataforma integral para la colaboración y la gestión de proyectos. Al aprovechar sus características avanzadas y su flexibilidad, los equipos pueden maximizar su productividad y lograr resultados excepcionales en cualquier entorno de trabajo. ¿Estás listo para llevar la colaboración de tu equipo al siguiente nivel?
Si quieres descubrir cómo aprovechar al máximo Microsoft Teams y profundizar en el uso de esta poderosa herramienta Únete a nuestro proximo taller mientras exploramos las funciones y beneficios que Teams tiene para ofrecer. ¡No te lo pierdas!